Ist Microsoft 365 in der Verwaltung wirklich einsetzbar?
M365 ist kein gewöhnliches Softwarepaket, das man einfach kauft, installiert und nutzt. Es ist eher wie unser Einzug ins MFO-Gebäude in Oerlikon: Die Treppenhäuser sind schön und die Konferenzräume riesig – aber man muss zuerst wissen, wo die Notausgänge sind, wer einen Schlüssel hat und welche Etagen überhaupt für wen zugänglich sein dürfen.
Wenn in Schweizer Gemeinden über Digitalisierung gesprochen wird, fällt ein Name fast immer sofort: Microsoft 365 (M365). Doch bevor man in der Gemeindeverwaltung den «Teams»-Button drückt und begeistert in die Cloud stürmt, lohnt es sich, tief durchzuatmen und zuerst einige wichtige Aspekte zu klären.
Administrative Hürden beim M365-Einsatz
In der öffentlichen Verwaltung beginnt alles mit etwas, das oft mehr Zeit braucht als jede IT-Konfiguration: Administration. In jedem Fall ist die Aufsichtsbehörde des entsprechenden Kantons frühzeitig beizuziehen. Es ist jedoch wenig verständlich, warum Gemeinden im Kanton Zürich eine individuelle Rechtsgrundlagenanalyse, eine Datenschutz-Folgenabschätzung sowie ein Konzept erstellen müssen. Mindestens die erstgenannten Grundlagendokumente werden ähnlich ausfallen. Es wäre zielführender, nur die Besonderheiten des Einzelfalls zu dokumentieren und einen Fokus auf das Vertragswerk zu legen.
Datenschutz im Fokus: Vertragsinhalte prüfen
Wenn Daten in der Cloud verarbeitet werden, stellen sich schnell Fragen zur «Datenhoheit» und zu den grenzüberschreitenden Datenübermittlungen. Denn Microsoft speichert Daten in Rechenzentren weltweit, auch in Ländern wie den USA. Microsoft betreibt mittlerweile Cloud-Regionen in Zürich und Genf. Das heisst: Ein Grossteil der Daten kann in der Schweiz liegen – das heisst noch nicht muss. Im Idealfall wird dies mit einem vorgenehmigten Rahmenvertrag geregelt – ansonsten muss individuell verhandelt werden, vor allem den Preis.
Anwendungshindernisse
Die derzeit grösste Hürde ist die Einschränkung der Verschlüsselung bei Personendaten oder Daten, die dem Amts- oder Berufsgeheimnis unterstehen. Dies macht den Einsatz teurer und zeitintensiver.
Ebenfalls wenig attraktiv ist die hybride Lösung, bei der nur die übrigen Daten in der Cloud gespeichert werden dürfen. In der Praxis bedeutet das: Zwei Ablagesysteme, zwei Workflows, verschiedene Weisungen, Schulungen und die Hoffnung, dass Mitarbeitende niemals das falsche System nutzen.
M365 kann auch weitgehend offline und lokal verwendet werden. Dies ist aber mit entsprechenden Nachteilen verbunden wie beispielsweise der fehlenden Zusammenarbeit in Echtzeit.
Sharepoint: Die grüne Banane für die Geschäftsverwaltung
Auch wenn in der Praxis im Einsatz, hat uns die Verwendung als GEVER-Lösung nicht nur in Bezug auf den Datenschutz nicht überzeugt. Ein echtes GEVER-System bewirtschaftet den gesamten Geschäftsprozess von Eingang bis zum formellen Abschluss mit Aufbewahrungsfristen. Wir empfehlen hierfür echte, lokale Alternativen.
Wissen, worauf man sich einlässt
Die Einführung von M365 in der öffentlichen Verwaltung ist gewinnbringend – wenn die richtigen Schritte unternommen werden. Auch wenn sich «privatim» kürzlich medienwirksam gegen die einschränkungslose Nutzung ausgesprochen hat: Die Rechtsauslegung sollte nicht nur von den Aufsichtsbehörden im Alleingang vorgenommen werden. Die Frage, in welchen Bereichen man die Daten tatsächlich einem amerikanischen Anbieter anvertrauen will, ist schlussendlich eine politische Frage, die an dieser Stelle unbeantwortet bleiben darf.
von Miriam Blunschy
