In jeder Organisation sind Ressourcen ein wertvolles Gut. In einer Zeit, in der der Fachkräftemangel Unternehmen und Institutionen der öffentlichen Hand vor grosse Herausforderungen stellt, ist die effiziente Nutzung der vorhandenen personellen Ressourcen entscheidend. Federas unterstützt Kundinnen und Kunden mit bedürfnisorientierten Methoden. Eine mögliche Methode ist die Ressourcenplanung. Diese bietet mehr als nur eine Übersicht der verfügbaren personellen Ressourcen: Eine sorgfältige und vorausschauende Ressourcenplanung ist zentral, um allfällige Engpässe rechtzeitig zu identifizieren und zu beheben. Mit den richtigen Tools lassen sich Peak-Zeiten und Entwicklungstendenzen eruieren und Vergleiche aufzeigen – beispielsweise zwischen einzelnen Teams. Natürlich ist es wichtig, die Planung so zu konzipieren, dass sie auf die Organisation und deren Bedürfnisse passt.

Sind die Ressourcen trotz guter Planung zu knapp, ist es wichtig, genau hinzuschauen, warum ein Engpass entstanden ist. Dies wurde kürzlich in einem Kundenprojekt gemacht. Mit einer Ressourcenanalyse prüfte Federas wie die Ressourcen in der Organisation verteilt sind. Ungenutzte Kapazitäten, ineffiziente Prozesse oder Fehlallokationen konnten so identifiziert und mit gezielten Massnahmen angegangen werden. Eine Ressourcenanalyse ist interessant, weil «falsche Annahmen» aufgedeckt werden können. Oft werden bestimmte Bereiche als «Ressourcenfresser» betrachtet, obwohl die eigentlichen Ursachen ganz woanders liegen. Damit eine Ressourcenanalyse effektiv sein kann, ist eine detaillierte Datenerfassung unumgänglich. Federas empfiehlt zudem, die Mitarbeitenden und die Führungskräfte in den Analyseprozess zu involvieren, um unterschiedliche Perspektiven zu erhalten und alle relevanten Informationen zu berücksichtigen. Eine klare Kommunikation während des ganzen Prozesses ist entscheidend, um die Akzeptanz der Analyseergebnisse zu fördern. Zudem steigert der Einbezug aller Mitarbeitenden das Verständnis der Analyseresultate, was im Anschluss in der Erarbeitung und Umsetzung von Massnahmen unterstützend wirkt. Auch im bereits erwähnten Kundenprojekt wurde die Sensibilität bezüglich Ressourcen gestärkt und mit dem ganzen Team nach Lösungen gesucht. Sind die Massnahmen erarbeitet, ist ein Monitoring gefragt, mit dem ihre Wirksamkeit und damit auch die Ressourcennutzung überprüft wird.

Mit einer durchdachten Ressourcenplanung und regelmässigen Analysen können nicht nur Engpässe vermieden, sondern auch die Effizienz nachhaltig gesteigert werden – ein entscheidender Schritt in Zeiten knapper personeller Ressourcen.

von Anina Schweighauser und Joëlle Moser