Neuerungen auf Simap: Online-Eingabe von Angeboten im Submissionsverfahren
Nach Art. 34 der Interkantonalen Vereinbarung über das Beschaffungsrecht (IVöB; LS 720.1) können Angebote elektronisch eingereicht werden, wenn dies in der Ausschreibung vorgesehen ist und die seitens des Auftraggebers definierten Anforderungen eingehalten sind.
Seit dem 3. Februar 2025 bietet Simap – neben weiteren Neuerungen – die Möglichkeit, die Angebote online bzw. elektronisch einzureichen. Die Ausschreibung auf Simap muss entsprechend eingerichtet werden. Simap stellt zu allen acht Neuerungen Schulungsvideos zur Verfügung. Das Schulungsvideo «Angebot online einreichen» zeigt, dass sowohl das Einreichen als auch das Abrufen der Online-Eingabe einfach zu handhaben ist. Die Plattform stellt weiter sicher, dass die Angebote nicht vor dem Ablauf der Einreichungsfrist geöffnet werden können und verfasst ein Offertöffnungsprotokoll.
Soweit so einfach. Was aber gilt betreffend Unterschrift? In der Schweiz sind qualifizierte elektronische Unterschriften der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis Obligationenrecht, OR, SR 220). Es bietet sich deshalb an, eine solche bei der Online-Einreichung von Angeboten zu verlangen. In der Submissionsverordnung (SVO, LS 720.11) des Kanton Zürich heisst es denn auch: Die Angebote müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäss Bundesgesetz vom 18. Mai 2016 über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03) versehen sein (§ 7 Abs. 2 SVO Zürich).
In der IVöB wird nicht umschrieben, wie ein Angebot unterzeichnet sein muss, damit es gültig eingereicht ist. Auch Simap fordert keinen bestimmten Unterschriftstyp, zudem kann Simap vorläufig keine Unterschriften prüfen. Simap stellt sich deshalb auf den Standpunkt, es könnten auch Angebote eingereicht werden mit ausländischen Signaturen, mit eingescannten handschriftlichen Unterschriften oder ohne jede Unterschrift. Dazu hält sie fest, die Beschaffungsstelle müssten in den Ausschreibungsunterlagen beschreiben, wie die Angebote zu unterschreiben sind, insbesondere sollte die Akzeptanz ausländischer Signaturen beschrieben sein.
Auch die Fachkonferenz öffentliches Beschaffungswesen (FöB) macht zwei Empfehlungen zu den Unterschriften bei der Online-Eingabe. Textvorschlag 1 lautet: «Das Angebot muss elektronisch über simap.ch eingereicht werden. Das ganze Angebot muss als eine einzige PDF-Datei eingereicht werden [ggf. mit Ausnahmen für Excel-Dateien, Videos, grosse Pläne etc.]. Der Text des Angebots muss durchsuchbar und kopierbar sein. Das Angebot muss mit gültigen qualifizierten elektronischen Signaturen von zeichnungsberechtigten Personen versehen sein. Die Signatur muss Art. 2 Bst. e des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03) oder dem europäischen Standard eIDAS (Verordnung [EU] Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014) entsprechen.» Nach Empfehlung 2 müssen z. B. das Preisblatt und das Selbstdeklarationsblatt ausgedruckt, unterschrieben und gescannt hochgeladen werden.
Das Kompetenzzentrum Submission Kanton Zürich empfiehlt, entweder die qualifizierte Unterschrift oder das europäische Äquivalenz (eIDAS) oder ein physisches unterzeichnetes Angebot zu verlangen. Mit dieser Empfehlung liegen die Beschaffungsstellen auf der sicheren Seite. Die solchermassen eingereichten Angebote sind grundsätzlich rechtsgültig unterzeichnet.
Die schweizerischen qualifizierten Unterschriften können über den Validator des Bundes geprüft werden, die ausländischen bis jetzt erst über den Adobe Acrobat Reader. Wie sich diese Prüfung bewährt, ist allerdings noch offen.
