Seit einigen Monaten bieten wir den Gemeinden und Schulen im Kanton Zürich im Rahmen unseres Beratungsangebots «Digitale Transformation» einen Digi-Check an. Dieser ist eine optimale Vorbereitung zur Umsetzung der neuen Bestimmungen des teilrevidierten Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) und der Verordnung über elektronische Verfahrensverhandlungen (VeVV). Mehrere Gemeinden haben bereits davon profitiert und mit uns eine Standortbestimmung durchgeführt.

Ziel war es, Klarheit über die neuen gesetzlichen Anforderungen zu gewinnen und die eigene Ausgangslage diesbezüglich besser einordnen zu können: Wo stehen wir in Sachen Digitalisierung? Welche strategische Richtung verfolgen wir? Sind wir organisatorisch richtig aufgestellt, um den kommenden Veränderungen souverän zu begegnen? Und wie fügen sich unsere laufenden Projekte in dieses Gesamtbild ein?

Eine Auseinandersetzung mit diesen Fragen ist entscheidend, weil sich mit der Gesetzesänderung – quasi unbemerkt – zwei neue Pflichtprojekte ins oft schon prall gefüllte Portfolio geschlichen haben, und viele Schulen und Gemeinden kein klassisches Portfoliomanagement betreiben. Bei wachsender Projektdichte und ohne strategische Planung erhöht sich der Umsetzungsdruck für alle Beteiligten aber empfindlich und es wird zusehends schwieriger, die Mitarbeitenden für die Projektarbeit zu motivieren.

Ein Digi-Check führt die von der VRG-Revision geforderten Tools zwar nicht ein, doch die Standortbestimmung legt offen, wie die internen Kräfte zu bündeln sind, damit die angepeilten Ziele entspannt erreicht werden. Ebenso hilft unsere fundierte Einordnung der laufenden Digitalisierungsvorhaben von Bund, Kanton und egovpartner beim Prioritätensetzen respektive Erkennen, mit welchen Projekten gegebenenfalls noch etwas zugewartet werden kann.

von Benjamin Stark