Aufgaben-/Ressourcenüberprüfung: «Tue das Wichtige richtig!»
Worum geht es? In Zeiten knapper Kassen muss die öffentliche Hand noch umsichtiger mit ihren Ressourcen umgehen. Doch was tun, wenn Aufgaben nicht einfach gestrichen werden können? Eine Aufgaben-/Ressourcenanalyse (ARA) bietet die Möglichkeit, Prioritäten zu setzen und die Effizienz zu steigern. Durch die quantitative Analyse der bestehenden Aufgaben wird eine fundierte Diskussionsgrundlage geschaffen, die dem Leitungsteam – Direktion, Abteilungs- bis hin zur Projektleitung – hilft, die relevanten Aufgaben zu identifizieren. Das Motto «Tue das Wichtige richtig» steht dabei im Zentrum: Es geht nicht darum, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, sondern die relevanten Aufgaben konsequent und effektiv anzugehen.
Wie ist die Methodik? Mittels Excel- oder Online-Umfrage werden den im Fokus stehenden Aufgaben die zur Vorbereitung beziehungsweise Umsetzung aktuell benötigten Ressourcen – in Stunden oder Tagen – zugewiesen. Zudem wird pro Aufgabe eingeschätzt und begründet, wie sich der Ressourcenbedarf dafür entwickeln könnte. Als Beispiel: Die Direktion eines Amtes überprüfte mittels ARA die im Rahmen der Amtsstrategie definierten strategischen Initiativen. Jedes Mitglied der Direktion machte seine persönliche Einschätzung zum aktuellen sowie künftigen Ressourceneinsatz für deren Umsetzung. Die Auswertung zeigte, dass gewisse strategische Initiativen im Vergleich zu anderen viel mehr Ressourcen brauchen, obschon deren Wirkung für das Amt mit einer untergeordneten Bedeutung qualifiziert wurde. Die Direktion konnte so in der Diskussion «objektiviert» weniger bedeutsame Initiativen ein- bzw. zurückstellen; dies zu Gunsten der strategisch relevanten Initiativen.
Wo liegt der Vorteil? Die ARA ist der Schlüssel zu einer strategischen und nachhaltigen Ressourcenallokation. Sie ermöglicht es, klare Schwerpunkte zu setzen und sicherzustellen, dass das, was wirklich zählt, richtig und mit vollem Einsatz erledigt wird. So werden die öffentlichen Mittel optimal eingesetzt, und die Qualität der Leistungserbringung ist optimiert. Die gemeinsame Meinungsbildung unter den betroffenen Führungskräften stellt sicher, dass die Ergebnisse gut abgestützt sind und mitgetragen werden.