Projekt

Finanzprozesse in der öffentlichen Verwaltung

Ein bewusster Umgang mit den personellen und finanziellen Ressourcen, ist für eine wirtschaftliche Haushaltsführung der öffentlichen Verwaltung ein zentrales Element. In Bezug auf eine möglichst effiziente – und damit ressourcenschonende – Abwicklung der Finanzprozesse müssen die Gemeinden in der Praxis einige Dinge beachten. 

Die untenstehende (vereinfachte) Grafik zeigt, dass alle Abteilungen/Bereiche mit ihren Prozessen – zumindest weitgehend – von den zentralen Finanzprozessen betroffen sind und dort eine mehr oder weniger grosse und/oder aktive Rolle einnehmen. Dies kann beispielsweise beim Erstellen des Budgets für das nächste Jahr sein, bei der Verrechnung der erbrachten Leistungen an die Kundinnen und Kunden, aber auch beim Kontieren und Prüfen der Kreditorenrechnungen und insbesondere auch dann, wenn Investitionen anstehen und die notwendigen Kredite und Mittel bewilligt werden müssen.

Da alle finanzrelevanten Vorgänge in der Finanzabteilung zusammenkommen, ist diese auch Prozesseigentümerin dieser Vorgänge. Das heisst, sie wickelt verschiedene Prozesse ab, wie zum Beispiel das Kreditoren- und Debitorenmanagement, die Führung der Haupt- und Nebenbücher oder die Lohnauszahlungen für alle Abteilungen, Bereiche und Dienste.

Bei der Vielzahl der Beteiligten, der Prozesse und auch der angewendeten IT-Lösungen kann es durchaus zu Ineffizienzen kommen. Mögliche Indizien können Überlastung bei den Mitarbeitenden, anwachsende Zeit- und Ferienguthaben, oder gar Anträge zur Schaffung zusätzlicher Stellen sein.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt empfiehlt sich eine ganzheitliche Überprüfung der aktuellen Finanzprozesse auf Verbesserungs-/Optimierungsmöglichkeiten. Mit einigen gezielten Fragen gelangt man rasch zu ersten Erkenntnissen: 

  1. Eingesetzte Technologie

    • Entspricht unsere Gemeindelösung dem aktuellen Stand und unserer Grösse und Komplexität?
    • Werden alle verfügbaren Funktionen genutzt?
    • Sind Customizing und Nutzung korrekt?
       
  2. Digitalisierungsgrad

    • Welche Prozesse/Arbeitsschritte sind bereits digitalisiert (z. B. Kreditorenworkflow, Billing-in/-out, Inkasso) oder in Planung?
       
  3. Prozesse und Schnittstellen

    • Wie sieht die Prozesslandschaft (Finanzprozesse) aus?
    • Wie sehen die personellen Schnittstellen zur Finanzabteilung aus?
    • Wie viele verschiedene Software-Schnittstellen gibt es zum Finanzsystem?
       
  4. Organisation

    • Erleichtert oder erschwert die heutige Organisation die Abwicklung der Finanzprozesse? 
       

Diese Fragen dienen als Ausgangspunkt und Grundlage für die Ausarbeitung einer IST-Analyse und die Ausarbeitung von konkreten Massnahmen.

Federas unterstützt Sie gerne bei der Erreichung Ihres Ziels, Ihre Finanzprozesse so zu gestalten, dass die personellen und die finanziellen Ressourcen möglichst haushälterisch eingesetzt werden.

von Margrit Keller