«Empowerment» von Behördengremien
Die Anforderungen von politischen Behördengremien an einen haushälterischen Umgang mit den eigenen (knappen) Ressourcen sind hoch: Die Behörden müssen neue Strategien entwickeln und diese zusammen mit den Verwaltungen umsetzen. Dabei kommt es oftmals zu Verschiebungen von Aufgabenschwerpunkten, wodurch die Arbeitslast in den einzelnen Ressorts unterschiedlich verteilt ist. In der herkömmlichen Struktur des Gemeinderats können neue Themen dadurch nicht mehr effektiv adressiert werden. In der Summe ist die Arbeitslast im Milizsystem kaum mehr zu bewältigen. Die Belastung des einzelnen Mitglieds sowie des Gemeinderats als Gremium ist zu hoch. Im Hinblick auf die Schwierigkeiten vieler Gemeinden, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten für den Gemeinderat zu finden, müssen die Aufgaben im Gemeinderat im Detail analysiert, die dafür notwendigen Ressourcen quantifiziert und darauf basierend neue Aufgaben- und Ressortaufteilungen geprüft werden.
Bei der Überprüfung der Aufgaben/Themen im Gemeinderat stellt sich unter anderem die Frage, wie und wo eine sinnvolle Trennung zwischen der strategischen Arbeit des Gemeinderats und der operativen Umsetzung durch die Gemeindeverwaltung erfolgen kann. Zudem müssen auch die Kommissionen überprüft werden: Es gilt zu hinterfragen, welchen Zweck sie erfüllen und ob sie einen Mehrwert bieten oder lediglich zusätzlichen Aufwand bedeuten. In einigen Fällen können temporäre und flexiblere Partizipationsformen für Projekte zielführender sein. Nicht zuletzt ist es wichtig, die identifizierten Optimierungsmöglichkeiten im Gemeinderat auch mit Vertreterinnen und Vertretern der Gemeindeverwaltung zu diskutieren. Die Verschiebungen können zu organisatorischen Anpassungen führen, bei denen die operative Perspektive hilft, praktikable Lösungen zu finden. Im Zuge der Regelung der (neuen) Aufgaben und Ressourcenallokationen lohnt es sich, auch die Prozesse zu überprüfen. Ein pragmatisches Prozessmanagement hilft insbesondere der politischen Führung, das strategische Controlling wahrzunehmen und am richtigen Ort zu unterstützen. Dabei ist die Nutzung von Chancen im Rahmen der Digitalisierung ein wichtiger Aspekt.
Tiefere Beanspruchung, effektivere Arbeit
Die regelmässige Überprüfung der Aufgaben und Ressourcen, der Funktionsweise sowie der Prozesse in der politischen Arbeit hilft, die zeitliche Beanspruchung für das einzelne Mitglied im Gemeinderat sowie des Gremiums insgesamt zu reduzieren. Bei der Suche von potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten können diese zudem präziser über die Aufgaben im Gemeinderat sowie in den jeweiligen Ressorts und Verantwortlichkeiten informiert werden. Es wird deutlich, welche «Pflichtaufgaben» existieren und wieviel Zeit respektive Ressourcen vorzusehen sind. Oftmals sind nur kleine Anpassungen notwendig, um Effizienz und dadurch auch Effektivität zu verbessern. Dies erlaubt, die Arbeitslast ausgewogen zu organisieren. Dieses «Empowerment» ist aufgrund der steigenden Beanspruch von politischen Behördengremien zwingend, um das Amt der Gemeinderätin respektive des Gemeinderates attraktiv zu halten.