Erfolgreiche Veränderungen gründen auf Transparenz
Organisationseinheiten der öffentlichen Verwaltung müssen sich flexibel auf gesellschaftliche und politische Entwicklungen einstellen können. Veränderte Rahmenbedingungen und Anforderungen bedingen gelegentliche Reorganisationen. Diese können nur erfolgreich sein, wenn die Mitarbeitenden konsequent einbezogen werden.
Längst sind Veränderungen nicht mehr nur eine gelegentliche Erscheinung, sondern ein stetiger Begleiter des Arbeitsalltags – auch in der öffentlichen Verwaltung. Oft bringen neu gewählte Behördenmitglieder andere Vorstellungen über die optimale Organisation ihrer Verwaltungseinheiten mit. Und auch während der Legislatur können sich kleinere oder grössere Reorganisationsprojekte ergeben, sei es als Reaktion auf veränderte politische und gesellschaftliche Bedingungen und Anforderungen, oder infolge von neuen Erkenntnissen über die Aufgaben und Funktionsweisen der Verwaltung.
Frühzeitig einbeziehen und informieren
Menschen reagieren unterschiedlich auf Veränderungen, und eine Reorganisation löst bei vielen Verunsicherung aus. In der Folge breiten sich Gerüchte aus, werden Mutmassungen angestellt und Äusserungen auf die Goldwaage gelegt. Nur wenn Veränderungen transparent umgesetzt und kommuniziert werden, können Belastungen bei den Betroffenen vermieden und positive Energien ausgelöst werden. Veränderungen können nur dann erfolgreich sein, wenn sie in der Absicht und dem Gefühl der Gemeinschaftlichkeit geplant und realisiert werden. Mitarbeitende frühzeitig zu informieren und einzubeziehen ist nicht nur eine Frage der Fairness und des guten Tons, sondern die Basis für eine glaubwürdige und vertrauensvolle Reform. Wo diese Basis fehlt, wird jede Veränderung Unruhe, aber keine nachhaltig positiven Ergebnisse mit sich bringen.
Eine gute Feedback-Kultur zahlt sich aus
Was heisst nun Einbezug und Information der Beteiligten konkret, und welches sind die Erfolgsrezepte von Veränderungsprozessen? Zuerst einmal gilt ganz allgemein der Grundsatz: Eine gute Feedback-Kultur ist weder teuer noch aufwändig und bewährt sich in Veränderungs-Phasen erst recht. Sie vermeidet Missverständnisse, erhöht die Akzeptanz und stellt sicher, dass die Botschaft richtig verstanden wurde. Zudem schafft sie eine gegenseitige Vertrauensbasis. Darüber hinaus können die Erfolgsaussichten auch schwieriger Veränderungsprozesse durch eine ehrliche, direkte und konkrete Kommunikation erhöht werden.
Nachhaltig Erfolg erzielen
Veränderungen der Aufbau- und Ablauforganisation oder Neuregelungen von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten können nur dann erfolgreich und mit einer nachhaltigen Wirkung umgesetzt werden, wenn eine entsprechende Verhaltensänderung der Mitarbeitenden parallel dazu verläuft. Werden Veränderungen von der Führung im stillen Kämmerlein ausgeheckt und einseitig von oben angeordnet, können schon nach kurzer Zeit alte Muster aufbrechen und vormalige Zustände sich wieder einschleichen. Damit wird das Reformziel verfehlt und der einzige anhaltende Effekt besteht in der entstandenen Unruhe. Indem die Mitarbeitenden mit den beschriebenen Massnahmen aktiv in einen transparenten Veränderungsprozess einbezogen werden, kann dank den von ihnen selbst gewonnenen Erkenntnissen und Einsichten für notwendige Änderungen ein nachhaltiger Erfolg erzielt werden. In diesem Sinne gehört das kluge Schlusswort dem englischen Philosophen Francis Bacon: «Nichts macht den Mensch argwöhnischer, als wenig zu wissen».